Fondul de reparatii al asociatiei de proprietari: cum se calculeaza, cum se cheltuie si cum se tine evidenta

Acoperisul care curge, hidroforul care cedeaza, liftul care trebuie modernizat: lucrarile la partile comune ale unui bloc sunt rare, dar scumpe. Fondul de reparatii exista ca asociatia sa nu fie nevoita sa ceara de la o zi la alta cateva sute de lei de la fiecare proprietar. In practica, el ridica trei intrebari pe care le primeste orice administrator: cat sa strangem, cum impartim suma pe apartamente si cum dovedim pe ce s-au cheltuit banii. Le luam pe rand.

Ce este fondul de reparatii si prin ce difera de fondul de rulment

Fondul de reparatii este suma pe care asociatia o acumuleaza, prin contributii lunare, pentru lucrari la partile comune: acoperis, fatada, instalatii comune, casa scarii, lift, hidrofor. Se constituie in temeiul Legii 196/2018, iar cuantumul si modul de constituire se aproba de adunarea generala.

Diferenta fata de fondul de rulment este de natura:

• fondul de rulment este rezerva pentru platile curente, se consuma si se reface lunar si apartine proprietarului care l-a depus;
• fondul de reparatii creste in timp, pana cand o lucrare il consuma, iar contributiile raman la asociatie.

O comparatie completa intre cele trei fonduri ale unei asociatii (rulment, reparatii, penalitati) gasesti in ghidul DecoImob — fondul de rulment si fondul de reparatii, scris din perspectiva unei firme de administrare. Despre fondul de rulment si registrele obligatorii am scris si in articolul fond de rulment, registre si cenzorat.

Cat sa strangem: calculul pornind de la lucrari

Cea mai frecventa greseala este o contributie fixata „din ochi" — 10 lei pe apartament, pentru ca asa era si acum cinci ani. Calculul corect porneste invers: de la lucrarile care vor trebui facute.

Pasul 1: lista lucrarilor previzibile

Comitetul executiv, impreuna cu administratorul, face lista lucrarilor din urmatorii 3-5 ani, cu o estimare de cost pentru fiecare: oferte de la firme de specialitate, constatari ale firmei de intretinere a liftului, starea acoperisului dupa ultima iarna.

Pasul 2: suma lunara necesara

Exemplu: un bloc cu 60 de apartamente are nevoie de 108.000 de lei pentru hidroizolatia acoperisului peste trei ani. 108.000 / 36 de luni = 3.000 de lei pe luna la nivelul asociatiei. Se scade soldul deja existent in fond, iar diferenta se imparte pe lunile ramase.

Pasul 3: impartirea pe apartamente

La un apartament cu o cota-parte indiviza de 1,8%, contributia lunara este 3.000 x 1,8% = 54 de lei. Un apartament mai mic, cu cota de 1,2%, contribuie cu 36 de lei. Suma aceasta se prezinta adunarii generale impreuna cu lista lucrarilor, ca proprietarii sa voteze un buget, nu o cifra fara explicatie. Pregatirea propunerii este descrisa in articolul despre bugetul anual al asociatiei de proprietari.

Criteriul de repartizare

Pentru ca lucrarile privesc partile comune, criteriul cel mai des folosit este cota-parte indiviza. Adunarea generala poate hotari insa si altfel: dupa suprafata, in sume egale pe apartament sau in sume stabilite pentru fiecare apartament in parte. Uneori lucrarea priveste doar o parte din bloc — de exemplu, liftul unei singure scari — iar contributia se cere doar de la apartamentele care il folosesc.

Oricare ar fi criteriul, el trebuie scris in hotararea adunarii generale si aplicat la fel in fiecare luna. Metodele de calcul ale cotei de intretinere sunt explicate si in articolul despre calculul cotei de intretinere pe apartament.

Cum se cheltuie fondul de reparatii

Banii din fond se folosesc doar pentru destinatia aprobata. Procedura obisnuita:

1. adunarea generala (sau comitetul executiv, in limitele mandatului primit) aproba lucrarea si bugetul ei;
2. se cer cel putin doua-trei oferte si se alege executantul;
3. se incheie contract, cu termen, garantie si proces-verbal de receptie;
4. factura executantului se plateste din fondul de reparatii, nu din cheltuielile curente;
5. plata se inregistreaza in registrul fondului, cu factura si procesul-verbal de receptie ca documente justificative.

Un punct delicat: o factura acoperita din fond nu trebuie sa apara si in lista de plata a lunii, si nici nu trebuie platita jumatate din casa, jumatate din fond. Altfel proprietarii platesc lucrarea de doua ori, sau fondul ramane neatins in evidenta desi banii au iesit.

Evidenta: registrul fondului de reparatii

Fondul de reparatii are un registru propriu, separat de fondul de rulment si de cel de penalitati. Pentru orice perioada, registrul trebuie sa arate: soldul initial, contributiile incasate, platile facute cu documentul lor si soldul final. Daca la intrebarea „cat avem pentru acoperis?" raspunsul este un singur numar pentru „banii asociatiei", evidenta pe fonduri nu este tinuta corect.

Registrul este si primul document pe care il cere cenzorul. Cum se leaga planificarea fondurilor de bugetul aprobat si ce verifica cenzorul acolo gasesti la VoSmart — cenzorul si bugetul anual al asociatiei. VoSmart ofera cenzorat cu AI, ca serviciu independent de administrare.

Cum ajuta un software de administrare

In SpokAdmin, fiecare asociatie porneste cu trei fonduri: rulment, reparatii si penalitati. Contributia la fondul de reparatii se configureaza o singura data, ca distribuire automata: suma, criteriul (sume egale, persoane, cota-parte, suprafata sau sume stabilite manual), apartamentele vizate si numarul de luni. De acolo, ea apare singura in fiecare lista de plata, pana la termenul ales.

Cand o factura se plateste din fond, ea iese din lista de plata, iar plata se poate face doar din fondul ei — programul refuza o plata din casa sau din alt fond pe aceeasi factura. Registrul fondurilor se actualizeaza la fiecare incasare si plata si se poate tipari in ordine cronologica pentru adunarea generala sau pentru cenzor. Asociatiile preluate din alt program isi aduc soldul fondurilor din registrele vechi, ca evidenta sa continue fara intrerupere.

Greseli frecvente

• fond amestecat cu rulmentul — un singur sold, din care nu se mai poate spune ce e al cui;
• contributie neactualizata — aceeasi suma de ani de zile, desi costul lucrarilor a crescut;
• plata unei lucrari si din fond, si prin lista de plata — proprietarii platesc de doua ori;
• lucrari fara proces-verbal de receptie — plata nu are document justificativ complet;
• folosirea fondului pentru utilitati — deturnarea destinatiei aprobate de adunarea generala.

Vrei un registru al fondului de reparatii care se tine singur, la zi? SpokAdmin se incearca gratuit 2 luni, fara card, pentru prima asociatie; apoi plata unica de 6 lei / apartament + TVA, pe viata, plus taxa anuala de server. Incepe gratuit cu SpokAdmin.